Les entreprises qui offrent des services de traiteur ou qui œuvrent dans le domaine de la restauration événementielle doivent évaluer efficacement leurs besoins en personnel pour garantir une expérience concluante aux invités.
Voici comment créer un plan de recrutement de personnel précis et bien défini qui s’aligne sur les exigences de chaque occasion.
Étape 1 : Récolter les informations de base
Rassemblez d’abord les informations pertinentes sur l’événement, dont :
- la date;
- l’heure;
- la durée;
- la capacité d’accueil du lieu;
- le nombre d’invités attendus.
L'utilisation d'un logiciel de planification du personnel pour les événements est un moyen pratique de simplifier ce processus. Il vous permet d'organiser et d'accéder efficacement à ces données essentielles, ce qui facilite la coordination de la planification des effectifs avec le personnel de restauration. Il vous permet de vous assurer que vous disposez du nombre approprié de membres du personnel à affecter pour fournir un service efficace et optimal tout au long de l'événement.
Ces informations peuvent aussi vous aider à trouver les employés qui possèdent les compétences recherchées, qui sont les plus qualifiés pour l’événement (selon son type, son thème et sa clientèle, par exemple) ou encore ceux qui résident à proximité du lieu où se tiendra ce dernier.
Étape 2 : S’informer sur la formule choisie et les services fournis
Pour évaluer correctement vos besoins en personnel, vous devez connaître tous les détails de la réception, incluant la formule choisie (cocktail dînatoire, repas assis avec service ou buffet). Y aura-t-il aussi un cocktail servi à l’accueil avant le repas?
Outre les services de traiteur de base, il est essentiel de savoir si d’autres services sont nécessaires. Par exemple, si l’événement comprend un bar, vous devrez affecter des membres du personnel aux tâches de barman; s’il y a un vestiaire, vous aurez besoin d’un ou plusieurs responsables pour le gérer.
Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités des membres du personnel
Chacun a un rôle à jouer dans le succès d’un événement, et c’est pourquoi il faut définir dès le départ les rôles et les responsabilités de chaque poste clé au sein de votre équipe.
Les postes clés dans le domaine de la restauration sont généralement les suivants :
le chef de cuisine, le sous-chef ou le responsable de la cuisine, qui supervise la cuisine et veille à la qualité des plats; les serveurs, qui restent à l’affût des besoins des clients et qui s’assurent de leur satisfaction; les barmans, qui sont chargés de préparer et servir les boissons aux clients.
N’oubliez pas d’inclure tout autre poste spécialisé, tel que préposé au vestiaire ou coordonnateur d’événement.
Il est très important de dresser la liste précise de toutes les tâches pour chaque poste. Par exemple, les serveurs peuvent être chargés de dresser les tables, de prendre les commandes et de servir les plats et les boissons, mais sont-ils également responsables de débarrasser les tables? Des suiteurs seront-ils nécessaires pour effectuer cette tâche?
En définissant clairement les rôles et les responsabilités, vous permettez à votre personnel de comprendre ce que l’on attend de lui, ce qui garantit une fluidité dans le service, un élément clé pour la réputation d’un traiteur.
Étape 4 : Évaluer la charge de travail pour l’ensemble de l’événement
Afin d’évaluer avec précision la charge de travail d’un événement, vous devez déterminer le temps nécessaire à la réalisation des principales tâches, incluant le montage des installations, le service et le nettoyage.
Gardez aussi en tête que les plats les plus complexes peuvent exiger un temps de préparation plus long et nécessiter du personnel spécialisé.
Il faut également compter le temps nécessaire au dressage des tables. Les présentations élaborées, entre autres pour les mariages, peuvent exiger du personnel supplémentaire et expérimenté.
La taille et la configuration du lieu auront également une incidence sur votre charge de travail, car les lieux plus vastes comportant plusieurs salles ou étages nécessiteront du personnel supplémentaire, tout comme si vous devez transporter du matériel et des fournitures sur place. Les événements en plein air peuvent également exiger diverses installations, comme des chapiteaux, des tables, des chaises, etc.
Étape 5 : Établir le ratio personnel-invité
L’établissement d’un ratio adéquat entre le personnel et les invités est essentiel pour gérer efficacement les réceptions. S’il y en a trop peu d’effectif, la qualité du service risque de déplaire aux clients; s’il y en a trop inutilement, vous augmentez vos coûts, ce qui se traduit par une baisse des profits.
Pour déterminer le nombre idéal d’employés, il faut analyser des facteurs tels que le type d’événement et le style de service. Les repas servis à table requièrent généralement un ratio plus élevé entre le personnel et les invités, car la préparation et le service doivent être synchronisés. En revanche, les buffets exigent généralement un ratio légèrement inférieur, puisque les convives se servent eux-mêmes.
Étape 6 : Calculer le nombre d’employés requis
Pour déterminer le nombre d’employés requis, divisez le total de la charge de travail évalué à l’étape 4 pour chaque poste (en heures) par le nombre d’heures total qui seront travaillées par les employés affectés à ce même poste.
Une fois que vous avez effectué un premier calcul, procédez à des ajustements en fonction du ratio personnel/invités et d’autres facteurs pertinents, notamment l’ensemble des compétences de chaque membre du personnel, ce qui peut impacter leurs performances positivement ou négativement.
De plus, pensez à planifier les pauses et les rotations des quarts de travail afin qu’il y ait toujours assez de personnel disponible pour travailler et que celui-ci demeure motivé et reposé.
Étape 7 : Se préparer aux imprévus
Les urgences et les changements de dernière minute ne sont pas rares dans l’événementiel. Il faut vous préparer en conséquence.
Si possible, préparez un groupe d’employés de réserve qui connaissent bien votre entreprise et son fonctionnement.
Sinon, envisagez de contacter une agence intérim. Ces agences utilisent des logiciels de planification pour fournir du personnel expérimenté dans des délais très courts, ce qui vous permet de compléter rapidement votre équipe en cas d’urgence.
La mise en place d’un plan d’urgence vous permettra de préserver votre réputation ainsi que de démontrer votre professionnalisme et votre souci de la satisfaction de la clientèle.
Étape 8 : Réviser et modifier le plan de gestion du personnel
Cette étape consiste d’abord à évaluer soigneusement le plan en fonction de votre budget et des dépenses en personnel.
En fonction des besoins de l’événement, tels que le nombre d’invités, la complexité du menu et le calendrier, vous pouvez optimiser vos ressources en personnel et améliorer l’efficacité opérationnelle globale. Cette approche proactive vous permet d’anticiper et de résoudre les problèmes potentiels à l’avance, tout en vous assurant de disposer du personnel nécessaire.
Avant de finaliser votre plan de recrutement, il peut aussi être utile de prendre en compte le feedback récolté d’événements précédents, tout comme vos observations, vos erreurs, vos bons coups… Ces apprentissages vous mèneront vers l’amélioration de votre service et de l’expérience client.
Étape 9 : Trouver du personnel et gérer les horaires à l’aide d’un logiciel adapté
Pour rationaliser vos opérations et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, fournissez des instructions claires et des descriptions de poste détaillées à chaque membre du personnel.
Lorsque vous coordonnez les horaires de travail, tenez compte de la disponibilité et des préférences des membres de votre équipe et attribuez-leur des rôles et des horaires en fonction de leurs compétences (connaissance de certains types de cuisines, de méthodes de cuisson ou autre), de leur expérience et de leurs forces.
Utilisez un logiciel de planning de personnel événementiel pour simplifier le processus, éviter les conflits d’horaires et vous empêcher de sélectionner la même personne pour deux événements qui se déroulent en même temps. Veillez à ce que l’horaire soit communiqué longtemps à l’avance afin de donner la chance aux employés de s’organiser en conséquence. Ainsi, chacun pourra faire part de ses commentaires ou poser des questions aux responsables, favorisant un environnement de travail ouvert et sain.
Étape 10 : Garder l’œil ouvert et s’adapter pendant l’événement
Il est essentiel de superviser le déroulement de l’événement. Au besoin, désignez un agent de liaison sur place qui est familier avec le planning afin de résoudre les problèmes éventuels.
Ce responsable devra observer de près les besoins, la fluidité du service et prendre le pouls de la satisfaction des clients. Il devra également redistribuer le personnel à même le site de la réception en cas de déséquilibre de l’achalandage ou du rythme de service.
Maintenir une communication régulière avec l’agent de liaison et le personnel est la meilleure façon de prévenir certaines situations problématiques ou de les résoudre rapidement.
Pour y parvenir, pensez à utiliser un logiciel de planning de personnel, un outil désormais essentiel pour tout service de traiteur ou entreprise en restauration événementielle qui font affaire avec des travailleurs indépendants temporaires, des employés à temps plein ou partiel ou encore des bénévoles.